في أحيان كثيرة، تدرك بعد مسيرة عمل طويلة أنك لم تحقق مرادك.
أو تخطط لعمل ما بطريقة مبتكرة، ولكنك لا تتقيد بها. وقد تنظم مهامك اليومية فور استيقاظك، وينقضي اليوم دون أن تنجز شيئًا.
أشاركك هنا…
كيف تنجز أكبر قدر من المهام في يوم واحد؟
من خلال سبع استراتيجيات أساسية ثبتت فعاليتها في إدارة المهام وتحسينها، وزيادة الإنتاجية.
1- الأهم أولاً:
– يغفل الكثيرون عن أهمية تحديد أولى المهام التي يجب إنجازها في بداية يوم العمل، رغم فوائدها الكبيرة. فإنجاز المهمة الأهم في بداية اليوم يحفز الشخص ويشجعه على إنجاز بقية المهام، بالإضافة إلى أن الأبحاث تشير إلى أن بداية اليوم تكون أكثر هدوءًا وصفاءً، مما يساعد على التركيز. لذا، يُنصح بالبدء بالمهمة الأكثر أهمية في هذا الوقت.
– يُفضل تخصيص فترة زمنية في جدول العمل تتراوح بين 30 و90 دقيقة لإنجاز هذه المهمة. ومن الضروري تجنب تصفح البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي خلال هذه الفترة لتجنب التشتيت.
2- ملء جدول العمل بالكامل:
– من المهم ملء جدول العمل بجميع المهام والأنشطة المخطط لها. يمكن تقسيم الجدول إلى فترات مخصصة للعمل الهام، وأخرى للعمل الأقل أهمية، مع تخصيص وقت للراحة والاسترخاء.
– عندما يمتلئ جدول العمل، يصبح من الصعب إضاعة الوقت في أمور غير ضرورية. يعرف الشخص حينها تمامًا كيف سيقضي وقته، ويمكنه رفض أي طلبات تتعارض مع جدول أعماله.
3- تقنية “بومودورو”:
– تعني هذه التقنية تخصيص 25 دقيقة للعمل المكثف، مع التركيز التام على مهمة واحدة. بعد ذلك، يحصل الشخص على استراحة لمدة 5 دقائق، ثم يعود للعمل بنفس الطريقة ثلاث مرات أخرى، قبل الحصول على فترة راحة أطول.
– تساعد هذه التقنية على تحسين التركيز وتجنب التشتت، كما أنها تمنع الشعور بالإرهاق.
4- تتبع مستويات الطاقة:
– تتفاوت مستويات الطاقة لدى الأفراد على مدار اليوم. هناك أوقات يكون فيها الشخص في ذروة نشاطه ويقظته، ثم يحتاج إلى فترات من الراحة. بناءً على ذلك، يمكن تصميم جدول العمل بما يتناسب مع هذه التقلبات، وذلك بتخصيص فترات عمل مكثفة تتراوح بين 50 و90 دقيقة، تليها فترات راحة تتراوح بين 20 و30 دقيقة.
5- تجميع المهام المتشابهة:
– هذه التقنية تعني تجميع المهام المتشابهة معًا، فالتركيز على نوع واحد من المهام لفترة أطول يزيد من سرعة الإنجاز. على سبيل المثال، يمكن تخصيص وقت واحد لإنجاز جميع المهام الإدارية، ووقت آخر للمشاريع الإبداعية.
6- تقدير الوقت اللازم لكل مهمة:
– من المشاكل الشائعة عند إعداد جدول العمل، عدم القدرة على تقدير الوقت الذي تستغرقه كل مهمة. لذلك، من المهم تسجيل الوقت المستغرق في إنجاز المهام المختلفة، مما يساعد في التخطيط الأسبوعي.
– يمكن استخدام برامج مثل “RescueTime”، الذي يساعد على تتبع الوقت الذي يقضيه المستخدم على المواقع والتطبيقات المختلفة، والوقت المخصص لإنجاز مهام معينة.
7- تحديد أوقات معينة لفحص البريد والرسائل:
– يضيع معظم الأشخاص وقتًا كبيرًا في فحص البريد الإلكتروني ومواقع التواصل الاجتماعي، مما يؤثر على طاقتهم وإنتاجيتهم.
– بدلاً من ذلك، يمكن تحديد أوقات معينة خلال اليوم لفحص البريد الإلكتروني والرد على الرسائل، على سبيل المثال، بعد إنجاز أهم مهمة في اليوم، أو خلال فترة ما بعد الظهر عندما تنخفض مستويات الطاقة.
اشترك في قائمتنا البريدية ليصلك كل جديد ومفيد يساعدك علي تطوير ذاتك وتغيير حياتك